Emerit Science respekterer dit privatliv og forpligter sig til at beskytte dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR). Denne politik forklarer, hvordan vi indsamler, anvender, deler og beskytter dine data i forbindelse med din brug af Charlie, vores AI-drevne videnskabelige forskningsassistent, samt i forbindelse med vores kommercielle opsøgende aktivitet.

1. Hvem vi er

Charlie udgives af Emerit Science SAS, et selskab registreret i handelsregistret i Le Havre under nummer 984 135 473, med hjemsted på 85 boulevard de Strasbourg, 76600 Le Havre, Frankrig. Har du spørgsmål om dine personoplysninger, kan du kontakte os på contact@emeritscience.com. Emerit Science har udpeget en databeskyttelsesansvarlig: du kan kontakte vedkommende på samme adresse (emne “Personoplysninger”) eller pr. brev til hovedsædet.

2. Hvilke data vi indsamler

Afhængigt af din brug af Charlie behandler vi følgende kategorier af data:

• Kontooplysninger: e-mailadresse, efternavn, fornavn, sprog, adgangskode. Din adgangskode gemmes udelukkende i hashet form af vores autentificeringstjeneste — vi har aldrig adgang til den i klartekst.
• Brugsdata: samtalehistorik, dokumenter importeret i dine biblioteker, noter og personlig hukommelse, historik for overvågninger.
• Indhold sendt til AI'en: dine beskeder og dokumenter sendes til den sprogmodeludbyder, du vælger (se afsnit 4).
• Faktureringsoplysninger: håndteres direkte af Stripe, vores betalingsudbyder. Vi opbevarer aldrig dine bankoplysninger.
• Tekniske data: IP-adresse, browsertype, tekniske logs, der er nødvendige for tjenestens sikkerhed og drift.
• Professionelle kontaktoplysninger fra videnskabelige publikationer: hvis du endnu ikke er kunde, din professionelle e-mailadresse, som den er knyttet til en offentligt tilgængelig publikation — se afsnit 6.

Oplysninger, der er markeret som obligatoriske i vores formularer (e-mailadresse, adgangskode, for- og efternavn ved oprettelse), er nødvendige for at oprette og drive din konto: uden dem er registrering ikke mulig. Øvrige oplysninger (importerede dokumenter, noter, præferencer, profilbillede videregivet af din identitetsudbyder) er valgfrie og afhænger af din brug. Hvis du inviteres til et team, giver dets administrator os din arbejds-e-mailadresse udelukkende for at sende dig invitationen; accepterer du den ikke, oprettes ingen konto, og adressen slettes på anmodning.

3. Hvorfor vi behandler dine data

• Levering af Charlie-tjenesten (konto, samtaler, biblioteker, overvågninger): opfyldelse af kontrakt.
• Håndtering af dine abonnementer og betalinger: opfyldelse af kontrakt.
• Sikring af tjenesten, forebyggelse af svindel: legitim interesse.
• Måling af besøgstal (Google Analytics): samtykke, indhentet via vores cookiebanner.
• B2B kommerciel opsøgende aktivitet: legitim interesse, med mulighed for indsigelse til enhver tid.
• Regnskabsmæssige og skattemæssige forpligtelser: retlig forpligtelse.

4. Dine data og kunstig intelligens

Charlie bygger på sprogmodeller til at generere sine svar. Disse modeller afvikles udelukkende inden for Den Europæiske Union. Du vælger selv i applikationens indstillinger, hvilken udbyder der anvendes til dine samtaler; udbyderens navn og afviklingsland er angivet der. Dine beskeder og de dokumenter, du indsender, sendes til denne udbyder for at generere svaret.

Dine samtaler bruges ikke til at træne tredjeparters modeller: vores aftaler med modeludbyderne udelukker brug af dine data til træningsformål. En konfiguration, der udelukkende bygger på åbne modeller hostet i Frankrig, er tilgængelig for organisationer, der anmoder om den.

AI-genererede svar kan indeholde fejl. Charlie træffer ingen automatiserede afgørelser i henhold til GDPR-forordningens artikel 22 og udfører ingen profilering til kommercielle formål eller scoring. Den erstatter ikke kvalificeret professionel rådgivning — se vores brugsbetingelser.

5. Hvem vi deler dine data med (databehandlere)

Vi sælger aldrig dine data. Vi anvender databehandlere, der hver især er bundet af en aftale i overensstemmelse med artikel 28 i GDPR, og som varetager følgende kategorier:

Vores mål er en suveræn tjeneste: applikationen, dine data (konti, samtaler, dokumenter, noter) og autentificeringen hostes i Frankrig hos en fransk hostingudbyder, der er ISO 27001-certificeret, og vi reducerer gradvist vores afhængigheder uden for Den Europæiske Union (skrifttyper, flag og andre ressourcer leveres nu fra vores egne servere). Vi er ikke helt i mål endnu: nogle få leverandører uden for Den Europæiske Union varetager præcist afgrænsede funktioner med den rolle og de garantier, der er angivet nedenfor.

• Hosting og infrastruktur (Frankrig, Den Europæiske Union — ISO 27001-certificeret udbyder) — hosting af applikationen og af dine data (konti, samtaler, uploadede dokumenter, noter), autentificering, tekniske logfiler, automatisk analyse af dine dokumenter samt afvikling af de åbne modeller, hvis du vælger denne mulighed.
• Cookiebot (Cybot A/S, Danmark, Den Europæiske Union) — indhentning og arkivering af dit cookiesamtykke.
• Google LLC (USA, Data Privacy Framework) — publikumsmåling af dette websted og YouTube-videoer, betinget af dit samtykke; log ind med en Google-konto, hvis du vælger denne login-metode (se nedenfor).
• Udbydere af sprogmodeller (Den Europæiske Union) — generering af Charlies svar afhængigt af den udbyder, du vælger i applikationen.
• Professionel e-mail og kalender (Den Europæiske Union) — afsendelse af vores servicemails (bekræftelseskoder, nulstilling af adgangskode, teaminvitationer, overvågningsrapporter, svar på dine tilbagemeldinger) og booking af en demonstration.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irland, Den Europæiske Union, PCI DSS niveau 1) — betalinger og abonnementer.
• Platform til markedsførings-e-mails (USA, Data Privacy Framework) — udsendelse af vores kommercielle henvendelser pr. e-mail (se afsnit 6).
• Hosting af dette websted og dets DNS-zone (kontraherende enhed i Den Europæiske Union; infrastruktur i USA og europæiske tilstedeværelsespunkter, Data Privacy Framework) — udelukkende tekniske besøgslogfiler; applikationen Charlie og dine data hostes ikke der.

Videnskabelige kilder og websøgning: for at besvare dine spørgsmål forespørger Charlie offentlige bibliografiske databaser og websøgemaskiner med anonyme forespørgsler, som er omformuleret af kunstig intelligens — aldrig din identitet og aldrig råteksten fra dine samtaler. I Biodata-modulet anvendes funktionel berigelse via en ekstern tjeneste kun, hvis du udtrykkeligt aktiverer den ved hver analyse: kun genlisten overføres. Listen over disse tjenester og deres etableringsland er tilgængelig efter anmodning.

Login via Google, Microsoft eller ProConnect: hvis du vælger en af disse loginmetoder, sender din identitetsudbyder os dit id, din e-mailadresse og dit navn og ved, at du bruger Charlie. Udbyderen er selvstændig dataansvarlig i henhold til sin egen privatlivspolitik. Login med e-mail og adgangskode er altid tilgængeligt.

Stemmediktering: hvis du bruger mikrofonen til at diktere et spørgsmål, udføres transskriptionen af din browser (Google for Chrome, Microsoft for Edge, Apple for Safari); lyden passerer ikke vores servere. Du kan altid skrive dit spørgsmål i stedet.

Den fuldstændige og opdaterede navngivne liste over vores databehandlere — deres rolle, deres etableringsland og de gældende garantier — udleveres efter anmodning til contact@emeritscience.com. Kundeorganisationer modtager den sammen med vores databehandleraftale.

6. Kommerciel opsøgende aktivitet over for forskningsprofessionelle

Hvis du ikke er (eller endnu ikke er) bruger af Charlie, kan vi have indsamlet din arbejds-e-mailadresse, som den er knyttet til en offentligt tilgængelig videnskabelig publikation (for eksempel via PubMed), udelukkende for at præsentere vores tjenester for dig. Vores beskeder grupperes efter videnskabelig disciplin, uden individuel profilering. Adressen bruges aldrig til andre formål og videregives ikke til tredjepart, bortset fra vores e-mailudbyder (se afsnit 5), og du kan til enhver tid gøre indsigelse via afmeldingslinket eller ved at skrive til os.

Hver e-mail, vi sender, indeholder et link til øjeblikkelig afmelding. Du kan også til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling eller anmode om sletning af din adresse ved at skrive til contact@emeritscience.com.

7. Hvor længe vi opbevarer dine data

• Inaktiv konto (ingen login i 1 år), uanset abonnement: advarselsmail 7 dage forinden, derefter fuldstændig og automatisk sletning efter 365 dage.
• Sletning efter anmodning: til enhver tid fra din profil — samtaler, dokumenter, noter og overvågninger slettes derefter.
• Faktureringsoplysninger: opbevares i 10 år af Stripe, en retlig regnskabsmæssig forpligtelse, uafhængigt af din Charlie-konto.
• Tekniske logs: opbevares i 30 dage til sikkerheds- og diagnosticeringsformål.
• Teknisk udførelsestilstand for dine udvekslinger med AI'en (interne genoptagelsespunkter): opbevares i 7 dage for at muliggøre genoptagelse af et afbrudt svar.
• Kontaktoplysninger til opsøgende arbejde (afsnit 6): opbevares indtil din afmelding eller indsigelse.

8. Dine rettigheder

I overensstemmelse med GDPR har du følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: få en kopi af de data, vi har om dig.
• Ret til berigtigelse: få rettet unøjagtige eller ufuldstændige data.
• Ret til sletning: slette din konto og dine data til enhver tid.
• Ret til dataportabilitet: modtage dine data i et struktureret, genanvendeligt format.
• Ret til indsigelse og begrænsning: gøre indsigelse mod en behandling, navnlig kommerciel opsøgende aktivitet.
• Ret til at trække samtykke tilbage: til enhver tid, uden tilbagevirkende kraft for allerede foretagne behandlinger.
• Instrukser efter dødsfald: fastlægge, hvad der skal ske med dine oplysninger efter din død (artikel 85 i den franske databeskyttelseslov).

For at udøve disse rettigheder (bortset fra sletning af konto, som er tilgængelig direkte i applikationen) kan du kontakte os på contact@emeritscience.com. Vi svarer senest inden for en måned, som kan forlænges med to måneder ved komplekse anmodninger; udøvelsen af dine rettigheder er gratis, og ved rimelig tvivl kan vi bede dig om at dokumentere din identitet. Du har også ret til at indgive en klage til CNIL eller din lokale tilsynsmyndighed.

9. Cookies og trackere

Ved dit første besøg kan du via et banner acceptere, afvise eller tilpasse ikke-nødvendige cookies, opdelt i tre kategorier: præferencer, statistik (trafikmåling med Google Analytics) og marketing (indlejrede YouTube-videoer, der først indlæses efter dit samtykke). Detaljer om hver cookie (navn, formål, udbyder, levetid) kan ses under fanen “Detaljer” i banneret. Dit valg gemmes i 12 måneder, hvorefter du bliver spurgt igen; du kan til enhver tid ændre det via ikonet for cookiepræferencer, der altid vises på sitet.

10. Dataoverførsler uden for Den Europæiske Union

Vores vigtigste leverandører (hosting af applikationen, af dine data og af autentificeringen, sprogmodeller, service-e-mail, betaling) er etableret i Den Europæiske Union. Nogle få leverandører nævnt i afsnit 5 er etableret i USA (publikumsmåling og login med en Google-konto, markedsførings-e-mail, hosting af dette websted, funktionel berigelse i Biodata-modulet, hvis du aktiverer den): disse overførsler er omfattet af EU-USA Data Privacy Framework og/eller af de standardkontraktbestemmelser, som Europa-Kommissionen har godkendt. En kopi af disse garantier udleveres til dig efter anmodning til contact@emeritscience.com. Offentlige bibliografiske databaser og søgemaskiner modtager udelukkende anonyme forespørgsler.

11. Sikkerhed

Kryptering af kommunikation og af data i hvile, sikker autentificering (hashede adgangskoder, single sign-on med Google, Microsoft og ProConnect), adskillelse af adgange efter princippet om færrest mulige rettigheder, adskilte test- og produktionsmiljøer, regelmæssige sikkerhedskopier og regelmæssige sikkerhedsgennemgange. Detaljerne om vores arkitektur og vores sikkerhedsforanstaltninger fremgår af vores arkitektur- og sikkerhedsdossier, som udleveres til organisationer efter anmodning og under fortrolighedsaftale.

12. Ændringer af denne politik

Enhver væsentlig ændring vil blive meddelt dig via e-mail eller et banner i applikationen, inden den træder i kraft. Datoen for den seneste opdatering fremgår øverst på denne side.

13. Kontakt

Har du spørgsmål om denne politik eller dine personoplysninger: