Emerit Science respecteert uw privacy en verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in het kader van uw gebruik van Charlie, onze AI-gedreven wetenschappelijke onderzoeksassistent, alsook in het kader van onze commerciële prospectieactiviteiten.

1. Wie wij zijn

Charlie wordt uitgegeven door Emerit Science SAS, een vennootschap ingeschreven in het handelsregister van Le Havre onder nummer 984 135 473, met maatschappelijke zetel te 85 boulevard de Strasbourg, 76600 Le Havre, Frankrijk. Voor vragen over uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via contact@emeritscience.com. Emerit Science heeft een contactpersoon voor gegevensbescherming aangewezen: u bereikt deze op hetzelfde adres (onderwerp “Persoonsgegevens”) of per post op de maatschappelijke zetel.

2. Welke gegevens wij verzamelen

Afhankelijk van uw gebruik van Charlie verwerken wij de volgende gegevenscategorieën:

• Accountgegevens: e-mailadres, achternaam, voornaam, taal, wachtwoord. Uw wachtwoord wordt uitsluitend in gehashte vorm opgeslagen door onze authenticatiedienst — wij hebben er nooit toegang toe in leesbare vorm.
• Gebruiksgegevens: gespreksgeschiedenis, documenten geüpload naar uw bibliotheken, notities en persoonlijk geheugen, geschiedenis van monitoringen.
• Aan de AI verstrekte inhoud: uw berichten en documenten worden verzonden naar de taalmodelprovider die u kiest (zie sectie 4).
• Facturatiegegevens: rechtstreeks verwerkt door Stripe, onze betalingsprovider. Wij bewaren nooit uw bankgegevens.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, technische logbestanden die nodig zijn voor de beveiliging en werking van de dienst.
• Professionele contactgegevens afkomstig uit wetenschappelijke publicaties: indien u nog geen klant bent, uw professionele e-mailadres zoals gekoppeld aan een openbaar toegankelijke publicatie — zie sectie 6.

Gegevens die in onze formulieren als verplicht zijn gemarkeerd (e-mailadres, wachtwoord, voor- en achternaam bij registratie) zijn nodig om uw account aan te maken en te laten werken: zonder deze gegevens is registratie niet mogelijk. Overige gegevens (geïmporteerde documenten, notities, voorkeuren, profielfoto doorgegeven door uw identiteitsprovider) zijn optioneel en hangen af van uw gebruik. Als u wordt uitgenodigd voor een team, geeft de beheerder ervan ons uw zakelijke e-mailadres uitsluitend om u de uitnodiging te sturen; accepteert u die niet, dan wordt geen account aangemaakt en wordt dit adres op verzoek verwijderd.

3. Waarom wij uw gegevens verwerken

• Levering van de Charlie-dienst (account, gesprekken, bibliotheken, monitoringen): uitvoering van de overeenkomst.
• Beheer van uw abonnementen en betalingen: uitvoering van de overeenkomst.
• Beveiliging van de dienst, fraudepreventie: gerechtvaardigd belang.
• Meting van het bezoekersaantal (Google Analytics): toestemming, verkregen via onze cookiebanner.
• B2B commerciële prospectie: gerechtvaardigd belang, met mogelijkheid tot verzet op elk moment.
• Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen: wettelijke verplichting.

4. Uw gegevens en kunstmatige intelligentie

Charlie maakt gebruik van taalmodellen om zijn antwoorden te genereren. Deze modellen draaien uitsluitend binnen de Europese Unie. U kiest zelf, in de instellingen van de applicatie, de aanbieder die voor uw gesprekken wordt gebruikt; de naam en het land van uitvoering worden daar vermeld. Uw berichten en de documenten die u indient, worden naar die aanbieder verzonden om het antwoord te genereren.

Uw gesprekken worden niet gebruikt om modellen van derden te trainen: onze contracten met de modelaanbieders sluiten het gebruik van uw gegevens voor trainingsdoeleinden uit. Een configuratie die uitsluitend berust op open modellen die in Frankrijk worden gehost, is beschikbaar voor organisaties die daarom verzoeken.

Door AI gegenereerde antwoorden kunnen fouten bevatten. Charlie neemt geen geautomatiseerde beslissingen in de zin van artikel 22 van de AVG en voert geen profilering uit voor commerciële doeleinden of scoring. De dienst vervangt geen gekwalificeerd professioneel advies — zie onze gebruiksvoorwaarden.

5. Met wie wij uw gegevens delen (verwerkers)

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij doen een beroep op verwerkers, elk gebonden door een overeenkomst conform artikel 28 AVG, die optreden in de volgende categorieën:

Ons doel is een soevereine dienst: de applicatie, uw gegevens (accounts, gesprekken, documenten, notities) en de authenticatie worden gehost in Frankrijk, bij een Franse hostingaanbieder met ISO 27001-certificering, en wij bouwen de afhankelijkheden buiten de Europese Unie geleidelijk af (lettertypen, vlaggen en andere bronnen worden inmiddels door onze eigen servers geleverd). Wij zijn er nog niet helemaal: enkele dienstverleners buiten de Europese Unie vervullen welomschreven functies, met de hieronder vermelde rol en waarborgen.

• Hosting en infrastructuur (Frankrijk, Europese Unie — aanbieder met ISO 27001-certificering) — hosting van de applicatie en van uw gegevens (accounts, gesprekken, geüploade documenten, notities), authenticatie, technische logbestanden, automatische analyse van uw documenten en uitvoering van de open modellen als u die optie kiest.
• Cookiebot (Cybot A/S, Denemarken, Europese Unie) — verzamelen en archiveren van uw cookietoestemming.
• Google LLC (Verenigde Staten, Data Privacy Framework) — publieksmeting van deze website en YouTube-video's, onder voorbehoud van uw toestemming; inloggen met een Google-account, als u die inlogmethode kiest (zie hieronder).
• Aanbieders van taalmodellen (Europese Unie) — het genereren van de antwoorden van Charlie, afhankelijk van de aanbieder die u in de applicatie selecteert.
• Zakelijke e-mail en agenda (Europese Unie) — verzending van onze service-e-mails (verificatiecodes, wachtwoordherstel, teamuitnodigingen, monitoringrapporten, antwoorden op uw feedback) en het inplannen van een demonstratie.
• Stripe Payments Europe Ltd (Ierland, Europese Unie, PCI DSS niveau 1) — betalingen en abonnementen.
• Platform voor marketing-e-mail (Verenigde Staten, Data Privacy Framework) — verzending van onze commerciële prospectie-e-mails (zie rubriek 6).
• Hosting van deze website en van de bijbehorende DNS-zone (contracterende entiteit in de Europese Unie; infrastructuur in de Verenigde Staten en Europese points of presence, Data Privacy Framework) — uitsluitend technische raadplegingslogs; de applicatie Charlie en uw gegevens worden daar niet gehost.

Wetenschappelijke bronnen en webzoekopdrachten: om uw vragen te beantwoorden, raadpleegt Charlie openbare bibliografische databanken en webzoekmachines met anonieme, door de AI geherformuleerde zoekopdrachten — nooit uw identiteit, noch de ruwe tekst van uw gesprekken. In de Biodata-module wordt functionele verrijking door een externe dienst alleen gebruikt als u die bij elke analyse uitdrukkelijk inschakelt: alleen de genenlijst wordt doorgegeven. De lijst van die diensten en hun land van vestiging is op aanvraag beschikbaar.

Inloggen via Google, Microsoft of ProConnect: als u een van deze inlogmethoden kiest, stuurt uw identiteitsprovider ons uw identificatie, e-mailadres en naam, en weet hij dat u Charlie gebruikt. Hij treedt op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke volgens zijn eigen privacybeleid. Inloggen met e-mail en wachtwoord blijft altijd beschikbaar.

Spraakinvoer: als u de microfoon gebruikt om een vraag te dicteren, wordt de transcriptie uitgevoerd door uw browser (Google voor Chrome, Microsoft voor Edge, Apple voor Safari); de audio passeert onze servers niet. U kunt uw vraag altijd intypen.

De volledige en actuele lijst met de namen van onze verwerkers — hun rol, hun land van vestiging en de toepasselijke waarborgen — wordt op aanvraag verstrekt via contact@emeritscience.com. Klantorganisaties ontvangen deze samen met onze verwerkersovereenkomst.

6. Commerciële prospectie bij onderzoeksprofessionals

Als u (nog) geen gebruiker van Charlie bent, is het mogelijk dat wij uw zakelijke e-mailadres hebben verzameld zoals dat is gekoppeld aan een openbaar beschikbare wetenschappelijke publicatie (bijvoorbeeld via PubMed), uitsluitend om u onze diensten voor te stellen. Onze berichten zijn gegroepeerd per wetenschappelijke discipline, zonder individuele profilering. Dit adres wordt nooit voor andere doeleinden gebruikt of aan derden doorgegeven, behalve aan onze e-mailverzendprovider (zie sectie 5), en u kunt zich op elk moment verzetten via de afmeldlink of door ons te schrijven.

Elke e-mail die wij versturen bevat een link voor onmiddellijke afmelding. U kunt zich ook op elk moment verzetten tegen deze verwerking of de verwijdering van uw adres vragen door te schrijven naar contact@emeritscience.com.

7. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

• Inactief account (geen inlog gedurende 1 jaar), ongeacht uw abonnement: waarschuwingsmail 7 dagen vooraf, daarna volledige en automatische verwijdering na 365 dagen.
• Verwijdering op verzoek: op elk moment vanuit uw profiel — gesprekken, documenten, notities en monitoringen worden vervolgens verwijderd.
• Facturatiegegevens: 10 jaar bewaard door Stripe, een wettelijke boekhoudkundige verplichting, onafhankelijk van uw Charlie-account.
• Technische logbestanden: 30 dagen bewaard voor beveiligings- en diagnosedoeleinden.
• Technische uitvoeringsstatus van uw interacties met de AI (interne hervattingspunten): 7 dagen bewaard, om het hervatten van een onderbroken antwoord mogelijk te maken.
• Contactgegevens voor prospectie (sectie 6): bewaard tot uw afmelding of verzet.

8. Uw rechten

In overeenstemming met de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage: een kopie verkrijgen van de gegevens die wij over u hebben.
• Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: uw account en gegevens op elk moment laten verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, herbruikbaar formaat.
• Recht van verzet en beperking: zich verzetten tegen een verwerking, met name commerciële prospectie.
• Recht om toestemming in te trekken: op elk moment, zonder terugwerkende kracht voor reeds uitgevoerde verwerkingen.
• Richtlijnen na overlijden: bepalen wat er na uw overlijden met uw gegevens gebeurt (artikel 85 van de Franse wet op de gegevensbescherming).

Om deze rechten uit te oefenen (behalve het verwijderen van uw account, dat rechtstreeks in de applicatie beschikbaar is), kunt u contact met ons opnemen via contact@emeritscience.com. Wij antwoorden uiterlijk binnen een maand, te verlengen met twee maanden voor complexe verzoeken; het uitoefenen van uw rechten is gratis en bij gegronde twijfel kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de CNIL of bij uw eigen toezichthoudende autoriteit.

9. Cookies en trackers

Bij uw eerste bezoek kunt u via een banner niet-essentiële cookies accepteren, weigeren of aanpassen. Ze zijn verdeeld in drie categorieën: voorkeuren, statistieken (bezoekersmeting met Google Analytics) en marketing (ingesloten YouTube-video’s, die pas na uw toestemming worden geladen). De details van elke cookie (naam, doel, uitgever, levensduur) vindt u op het tabblad “Details” van de banner. Uw keuze wordt 12 maanden bewaard en daarna opnieuw gevraagd; u kunt deze op elk moment wijzigen via het cookievoorkeurenicoon dat permanent op de site wordt weergegeven.

10. Gegevensoverdrachten buiten de Europese Unie

Onze belangrijkste dienstverleners (hosting van de applicatie, van uw gegevens en van de authenticatie, taalmodellen, service-e-mail, betaling) zijn gevestigd in de Europese Unie. Enkele in rubriek 5 genoemde dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten (publieksmeting en inloggen met een Google-account, marketing-e-mail, hosting van deze website, functionele verrijking in de Biodata-module als u die inschakelt): deze doorgiften worden geregeld door het EU-VS Data Privacy Framework en/of door de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen. Een kopie van deze waarborgen wordt u op aanvraag verstrekt via contact@emeritscience.com. Openbare bibliografische databanken en zoekmachines ontvangen uitsluitend anonieme zoekopdrachten.

11. Beveiliging

Versleuteling van communicatie en van gegevens in rust, beveiligde authenticatie (gehashte wachtwoorden, eenmalige aanmelding met Google, Microsoft en ProConnect), scheiding van toegangsrechten volgens het beginsel van minimale rechten, gescheiden test- en productieomgevingen, regelmatige back-ups en regelmatige beveiligingsevaluaties. Het detail van onze architectuur en van onze beveiligingsmaatregelen staat in ons architectuur- en beveiligingsdossier, dat op aanvraag aan organisaties wordt verstrekt onder een geheimhoudingsovereenkomst.

12. Wijzigingen van dit beleid

Elke belangrijke wijziging zal u via e-mail of via een banner in de applicatie worden meegedeeld voordat deze van kracht wordt. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina vermeld.

13. Contact

Voor vragen over dit beleid of uw persoonsgegevens: