Emerit Science respekterar din integritet och åtar sig att skydda dina personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Denna policy förklarar hur vi samlar in, använder, delar och skyddar dina uppgifter i samband med din användning av Charlie, vår AI-drivna vetenskapliga forskningsassistent, samt i samband med vår kommersiella prospekteringsverksamhet.

1. Vilka vi är

Charlie ges ut av Emerit Science SAS, ett bolag registrerat i handelsregistret i Le Havre under nummer 984 135 473, med säte på 85 boulevard de Strasbourg, 76600 Le Havre, Frankrike. Har du frågor om dina personuppgifter kan du kontakta oss på contact@emeritscience.com. Emerit Science har utsett en dataskyddsansvarig kontaktperson: du når denne på samma adress (ämne “Personuppgifter”) eller per post till huvudkontoret.

2. Vilka uppgifter vi samlar in

Beroende på hur du använder Charlie behandlar vi följande kategorier av uppgifter:

• Kontouppgifter: e-postadress, efternamn, förnamn, språk, lösenord. Ditt lösenord lagras uteslutande i hashad form av vår autentiseringstjänst — vi har aldrig tillgång till det i klartext.
• Användningsuppgifter: konversationshistorik, dokument som laddats upp till dina bibliotek, anteckningar och personligt minne, historik över bevakningar.
• Innehåll som skickas till AI:n: dina meddelanden och dokument skickas till den språkmodellleverantör du väljer (se avsnitt 4).
• Faktureringsuppgifter: hanteras direkt av Stripe, vår betalningsleverantör. Vi lagrar aldrig dina bankuppgifter.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsartyp, tekniska loggar som är nödvändiga för tjänstens säkerhet och drift.
• Yrkesmässiga kontaktuppgifter från vetenskapliga publikationer: om du ännu inte är kund, din yrkesmässiga e-postadress såsom den är kopplad till en offentligt tillgänglig publikation — se avsnitt 6.

Uppgifter som är markerade som obligatoriska i våra formulär (e-postadress, lösenord, för- och efternamn vid registrering) krävs för att skapa och driva ditt konto: utan dem är registrering inte möjlig. Övriga uppgifter (importerade dokument, anteckningar, inställningar, profilbild som förmedlas av din identitetsleverantör) är frivilliga och beror på hur du använder tjänsten. Om du bjuds in till ett team lämnar dess administratör din arbetsrelaterade e-postadress till oss enbart för att skicka inbjudan; om du inte accepterar den skapas inget konto och adressen raderas på begäran.

3. Varför vi behandlar dina uppgifter

• Tillhandahållande av Charlie-tjänsten (konto, konversationer, bibliotek, bevakningar): fullgörande av avtal.
• Hantering av dina abonnemang och betalningar: fullgörande av avtal.
• Säkring av tjänsten, förebyggande av bedrägeri: berättigat intresse.
• Mätning av besökarantal (Google Analytics): samtycke, inhämtat via vår cookiebanner.
• B2B-kommersiell prospektering: berättigat intresse, med möjlighet att invända när som helst.
• Bokförings- och skattemässiga skyldigheter: rättslig förpliktelse.

4. Dina uppgifter och artificiell intelligens

Charlie bygger på språkmodeller för att generera sina svar. Dessa modeller körs uteslutande inom Europeiska unionen. Du väljer själv, i applikationens inställningar, vilken leverantör som används för dina konversationer; leverantörens namn och det land där modellen körs anges där. Dina meddelanden och de dokument du skickar in överförs till denna leverantör för att generera svaret.

Dina konversationer används inte för att träna tredje parts modeller: våra avtal med modelleverantörerna utesluter användning av dina uppgifter för träningsändamål. En konfiguration som uteslutande bygger på öppna modeller som driftas i Frankrike finns tillgänglig för organisationer som begär det.

AI-genererade svar kan innehålla fel. Charlie fattar inga automatiserade beslut i den mening som avses i artikel 22 i GDPR och utför ingen profilering för kommersiella syften eller poängsättning. Tjänsten ersätter inte kvalificerad professionell rådgivning — se våra användarvillkor.

5. Vem vi delar dina uppgifter med (personuppgiftsbiträden)

Vi säljer aldrig dina uppgifter. Vi anlitar personuppgiftsbiträden, vart och ett bundet av ett avtal i enlighet med artikel 28 i GDPR, som verkar inom följande kategorier:

Vårt mål är en suverän tjänst: applikationen, dina uppgifter (konton, konversationer, dokument, anteckningar) och autentiseringen driftas i Frankrike, hos en fransk driftleverantör som är ISO 27001-certifierad, och vi minskar successivt våra beroenden utanför Europeiska unionen (typsnitt, flaggor och andra resurser levereras numera från våra egna servrar). Vi är inte helt framme ännu: några leverantörer utanför Europeiska unionen sköter avgränsade funktioner, med den roll och de garantier som anges nedan.

• Drift och infrastruktur (Frankrike, Europeiska unionen — ISO 27001-certifierad leverantör) — drift av applikationen och av dina uppgifter (konton, konversationer, uppladdade dokument, anteckningar), autentisering, tekniska loggar, automatisk analys av dina dokument samt körning av de öppna modellerna om du väljer det alternativet.
• Cookiebot (Cybot A/S, Danmark, Europeiska unionen) — inhämtning och arkivering av ditt samtycke till kakor.
• Google LLC (USA, Data Privacy Framework) — publikmätning på denna webbplats och YouTube-videor, under förutsättning av ditt samtycke; inloggning med ett Google-konto, om du väljer den inloggningsmetoden (se nedan).
• Leverantörer av språkmodeller (Europeiska unionen) — generering av Charlies svar, beroende på vilken leverantör du väljer i applikationen.
• Företagse-post och kalender (Europeiska unionen) — utskick av våra servicemeddelanden (verifieringskoder, återställning av lösenord, teaminbjudningar, bevakningsrapporter, svar på dina synpunkter) och bokning av en demonstration.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irland, Europeiska unionen, PCI DSS nivå 1) — betalningar och abonnemang.
• Plattform för marknadsföringsutskick (USA, Data Privacy Framework) — utskick av våra kommersiella prospekteringsmeddelanden (se avsnitt 6).
• Drift av denna webbplats och dess DNS-zon (avtalspart inom Europeiska unionen; infrastruktur i USA och europeiska närvaropunkter, Data Privacy Framework) — endast tekniska besöksloggar; applikationen Charlie och dina uppgifter driftas inte där.

Vetenskapliga källor och webbsökning: för att besvara dina frågor söker Charlie i offentliga bibliografiska databaser och i webbsökmotorer med anonyma frågor som omformulerats av AI:n — aldrig din identitet och aldrig råtexten i dina konversationer. I Biodata-modulen används funktionell anrikning via en extern tjänst endast om du uttryckligen aktiverar den vid varje analys: endast genlistan överförs. Förteckningen över dessa tjänster och deras etableringsland finns tillgänglig på begäran.

Inloggning via Google, Microsoft eller ProConnect: om du väljer någon av dessa inloggningsmetoder skickar din identitetsleverantör oss din identifierare, din e-postadress och ditt namn, och vet att du använder Charlie. Leverantören är självständig personuppgiftsansvarig enligt sin egen integritetspolicy. Inloggning med e-post och lösenord är alltid tillgänglig.

Röstdiktering: om du använder mikrofonen för att diktera en fråga sker transkriberingen i din webbläsare (Google för Chrome, Microsoft för Edge, Apple för Safari); ljudet passerar inte våra servrar. Du kan alltid skriva din fråga i stället.

Den fullständiga och uppdaterade förteckningen med namn på våra personuppgiftsbiträden — deras roll, deras etableringsland och tillämpliga garantier — lämnas på begäran via contact@emeritscience.com. Kundorganisationer får den tillsammans med vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

6. Kommersiell prospektering riktad till forskningspersonal

Om du inte (ännu) är användare av Charlie kan vi ha samlat in din arbetsrelaterade e-postadress så som den är kopplad till en offentligt tillgänglig vetenskaplig publikation (till exempel via PubMed), enbart för att presentera våra tjänster för dig. Våra meddelanden grupperas efter vetenskaplig disciplin, utan individuell profilering. Adressen används aldrig för andra ändamål och lämnas inte ut till tredje part, med undantag för vår e-postleverantör (se avsnitt 5), och du kan när som helst invända via avregistreringslänken eller genom att skriva till oss.

Varje e-postmeddelande vi skickar innehåller en länk för omedelbar avanmälan. Du kan också när som helst invända mot denna behandling eller begära att din adress raderas genom att skriva till contact@emeritscience.com.

7. Hur länge vi lagrar dina uppgifter

• Inaktivt konto (ingen inloggning på 1 år), oavsett abonnemang: varningsmejl 7 dagar i förväg, därefter fullständig och automatisk radering efter 365 dagar.
• Radering på begäran: när som helst från din profil — konversationer, dokument, anteckningar och bevakningar raderas då.
• Faktureringsuppgifter: lagras i 10 år av Stripe, en rättslig bokföringsförpliktelse, oberoende av ditt Charlie-konto.
• Tekniska loggar: lagras i 30 dagar för säkerhets- och diagnostikändamål.
• Tekniskt körningstillstånd för dina utbyten med AI:n (interna återupptagningspunkter): sparas i 7 dagar, för att möjliggöra återupptagning av ett avbrutet svar.
• Kontaktuppgifter för prospektering (avsnitt 6): lagras fram till din avanmälan eller invändning.

8. Dina rättigheter

I enlighet med GDPR har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång: få en kopia av de uppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse: få felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigerade.
• Rätt till radering: radera ditt konto och dina uppgifter när som helst.
• Rätt till dataportabilitet: få dina uppgifter i ett strukturerat, återanvändbart format.
• Rätt att invända och begränsa: invända mot en behandling, i synnerhet kommersiell prospektering.
• Rätt att återkalla samtycke: när som helst, utan retroaktiv verkan för redan utförda behandlingar.
• Anvisningar efter dödsfall: bestämma vad som ska hända med dina uppgifter efter din död (artikel 85 i den franska dataskyddslagen).

För att utöva dessa rättigheter (utom radering av kontot, som är tillgänglig direkt i applikationen) kontaktar du oss på contact@emeritscience.com. Vi svarar senast inom en månad, vilket kan förlängas med två månader vid komplexa begäranden; det är kostnadsfritt att utöva dina rättigheter, och vid rimliga tvivel kan vi be dig styrka din identitet. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till CNIL eller din lokala tillsynsmyndighet.

9. Cookies och spårare

Vid ditt första besök låter en banner dig acceptera, avvisa eller anpassa icke nödvändiga cookies, indelade i tre kategorier: preferenser, statistik (besöksmätning med Google Analytics) och marknadsföring (inbäddade YouTube-videor som laddas först efter ditt samtycke). Detaljer om varje cookie (namn, ändamål, utfärdare, livslängd) finns under fliken “Detaljer” i bannern. Ditt val sparas i 12 månader och därefter frågar vi igen; du kan ändra det när som helst via ikonen för cookieinställningar som alltid visas på webbplatsen.

10. Överföring av uppgifter utanför Europeiska unionen

Våra huvudsakliga leverantörer (drift av applikationen, av dina uppgifter och av autentiseringen, språkmodeller, service-e-post, betalning) är etablerade inom Europeiska unionen. Några leverantörer som nämns i avsnitt 5 är etablerade i USA (publikmätning och inloggning med ett Google-konto, marknadsföringsutskick, drift av denna webbplats, funktionell anrikning i Biodata-modulen om du aktiverar den): dessa överföringar omfattas av EU-USA Data Privacy Framework och/eller av de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen. En kopia av dessa garantier lämnas till dig på begäran via contact@emeritscience.com. Offentliga bibliografiska databaser och sökmotorer tar endast emot anonyma frågor.

11. Säkerhet

Kryptering av kommunikation och av lagrade uppgifter, säker autentisering (hashade lösenord, enkel inloggning med Google, Microsoft och ProConnect), åtskillnad av åtkomsträttigheter enligt principen om lägsta behörighet, separata test- och produktionsmiljöer, regelbundna säkerhetskopior och regelbundna säkerhetsgenomgångar. Detaljerna om vår arkitektur och våra säkerhetsåtgärder framgår av vårt arkitektur- och säkerhetsdokument, som lämnas till organisationer på begäran under sekretessavtal.

12. Ändringar av denna policy

Varje väsentlig ändring kommer att meddelas dig via e-post eller en banner i applikationen innan den träder i kraft. Datumet för den senaste uppdateringen anges högst upp på denna sida.

13. Kontakt

Har du frågor om denna policy eller dina personuppgifter: