Emerit Science respekterer ditt personvern og forplikter seg til å beskytte dine personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR). Denne erklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, deler og beskytter dine data i forbindelse med din bruk av Charlie, vår AI-drevne vitenskapelige forskningsassistent, samt i forbindelse med vår kommersielle oppsøkende virksomhet.

1. Hvem vi er

Charlie utgis av Emerit Science SAS, et selskap registrert i handelsregisteret i Le Havre under nummer 984 135 473, med forretningsadresse 85 boulevard de Strasbourg, 76600 Le Havre, Frankrike. Har du spørsmål om dine personopplysninger, kan du kontakte oss på contact@emeritscience.com. Emerit Science har utpekt en personvernansvarlig kontaktperson: du kan nå vedkommende på samme adresse (emne «Personopplysninger») eller per post til hovedkontoret.

2. Hvilke data vi samler inn

Avhengig av hvordan du bruker Charlie, behandler vi følgende kategorier av data:

• Kontoopplysninger: e-postadresse, etternavn, fornavn, språk, passord. Passordet ditt lagres utelukkende i hashet form av autentiseringstjenesten vår — vi har aldri tilgang til det i klartekst.
• Bruksdata: samtalehistorikk, dokumenter lastet opp til bibliotekene dine, notater og personlig hukommelse, historikk for overvåkninger.
• Innhold sendt til AI-en: meldingene og dokumentene dine sendes til den språkmodell-leverandøren du velger (se avsnitt 4).
• Faktureringsopplysninger: håndteres direkte av Stripe, vår betalingsleverandør. Vi lagrer aldri bankopplysningene dine.
• Tekniske data: IP-adresse, nettlesertype, tekniske logger som er nødvendige for tjenestens sikkerhet og drift.
• Profesjonelle kontaktopplysninger hentet fra vitenskapelige publikasjoner: hvis du ennå ikke er kunde, din profesjonelle e-postadresse slik den er knyttet til en offentlig tilgjengelig publikasjon — se avsnitt 6.

Opplysninger som er merket som obligatoriske i skjemaene våre (e-postadresse, passord, for- og etternavn ved registrering), er nødvendige for å opprette og drive kontoen din: uten dem er registrering ikke mulig. Øvrige opplysninger (importerte dokumenter, notater, preferanser, profilbilde formidlet av identitetsleverandøren din) er valgfrie og avhenger av bruken din. Hvis du inviteres til et team, gir administratoren oss jobb-e-postadressen din utelukkende for å sende deg invitasjonen; aksepterer du den ikke, opprettes ingen konto, og adressen slettes på forespørsel.

3. Hvorfor vi behandler dine data

• Levering av Charlie-tjenesten (konto, samtaler, biblioteker, overvåkninger): oppfyllelse av avtale.
• Håndtering av abonnementene og betalingene dine: oppfyllelse av avtale.
• Sikring av tjenesten, forebygging av svindel: berettiget interesse.
• Måling av besøkstall (Google Analytics): samtykke, innhentet via vårt cookie-banner.
• B2B kommersiell oppsøkende virksomhet: berettiget interesse, med mulighet til å protestere når som helst.
• Regnskaps- og skattemessige forpliktelser: rettslig forpliktelse.

4. Dine data og kunstig intelligens

Charlie bygger på språkmodeller for å generere svarene sine. Disse modellene kjøres utelukkende innenfor Den europeiske union. Du velger selv, i innstillingene i applikasjonen, hvilken leverandør som brukes for samtalene dine; navnet og landet der modellen kjøres, er oppgitt der. Meldingene dine og dokumentene du sender inn, overføres til denne leverandøren for å generere svaret.

Samtalene dine brukes ikke til å trene tredjeparters modeller: avtalene våre med modelleverandørene utelukker bruk av opplysningene dine til treningsformål. En konfigurasjon som utelukkende bygger på åpne modeller driftet i Frankrike, er tilgjengelig for organisasjoner som ber om det.

AI-genererte svar kan inneholde feil. Charlie tar ingen automatiserte beslutninger i henhold til artikkel 22 i GDPR og utfører ingen profilering for kommersielle formål eller scoring. Tjenesten erstatter ikke kvalifisert profesjonell rådgivning — se våre bruksvilkår.

5. Hvem vi deler dataene dine med (databehandlere)

Vi selger aldri opplysningene dine. Vi benytter databehandlere, hver av dem bundet av en avtale i samsvar med artikkel 28 i GDPR, som opptrer innenfor følgende kategorier:

Målet vårt er en suveren tjeneste: applikasjonen, opplysningene dine (kontoer, samtaler, dokumenter, notater) og autentiseringen driftes i Frankrike, hos en fransk driftsleverandør som er ISO 27001-sertifisert, og vi reduserer gradvis avhengighetene våre utenfor Den europeiske union (skrifttyper, flagg og andre ressurser leveres nå fra våre egne servere). Vi er ikke helt i mål ennå: noen få leverandører utenfor Den europeiske union ivaretar klart avgrensede funksjoner, med den rollen og de garantiene som er angitt nedenfor.

• Drift og infrastruktur (Frankrike, Den europeiske union — ISO 27001-sertifisert leverandør) — drift av applikasjonen og av opplysningene dine (kontoer, samtaler, opplastede dokumenter, notater), autentisering, tekniske logger, automatisk analyse av dokumentene dine samt kjøring av de åpne modellene dersom du velger dette alternativet.
• Cookiebot (Cybot A/S, Danmark, Den europeiske union) — innhenting og arkivering av samtykket ditt til informasjonskapsler.
• Google LLC (USA, Data Privacy Framework) — publikumsmåling på dette nettstedet og YouTube-videoer, forutsatt at du samtykker; innlogging med en Google-konto dersom du velger denne innloggingsmåten (se nedenfor).
• Leverandører av språkmodeller (Den europeiske union) — generering av svarene til Charlie, avhengig av hvilken leverandør du velger i applikasjonen.
• Bedrifts-e-post og kalender (Den europeiske union) — utsending av tjeneste-e-postene våre (verifiseringskoder, tilbakestilling av passord, teaminvitasjoner, overvåkingsrapporter, svar på tilbakemeldingene dine) og booking av en demonstrasjon.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irland, Den europeiske union, PCI DSS nivå 1) — betalinger og abonnementer.
• Plattform for markedsførings-e-post (USA, Data Privacy Framework) — utsending av de kommersielle henvendelsene våre per e-post (se avsnitt 6).
• Drift av dette nettstedet og DNS-sonen tilhørende det (avtalepart i Den europeiske union; infrastruktur i USA og europeiske tilstedeværelsespunkter, Data Privacy Framework) — utelukkende tekniske besøkslogger; applikasjonen Charlie og opplysningene dine driftes ikke der.

Vitenskapelige kilder og nettsøk: for å besvare spørsmålene dine spør Charlie offentlige bibliografiske databaser og nettsøkemotorer med anonyme søk omformulert av kunstig intelligens — aldri identiteten din og aldri råteksten fra samtalene dine. I Biodata-modulen brukes funksjonell anrikning via en ekstern tjeneste bare dersom du uttrykkelig aktiverer den ved hver analyse: kun genlisten overføres. Oversikten over disse tjenestene og etableringslandet deres er tilgjengelig på forespørsel.

Innlogging via Google, Microsoft eller ProConnect: hvis du velger en av disse innloggingsmetodene, sender identitetsleverandøren din oss din identifikator, e-postadresse og navn, og vet at du bruker Charlie. Leverandøren er selvstendig behandlingsansvarlig i henhold til sin egen personvernerklæring. Innlogging med e-post og passord er alltid tilgjengelig.

Talediktering: hvis du bruker mikrofonen til å diktere et spørsmål, utføres transkripsjonen av nettleseren din (Google for Chrome, Microsoft for Edge, Apple for Safari); lyden går ikke via våre servere. Du kan alltid skrive spørsmålet ditt i stedet.

Den fullstendige og oppdaterte navngitte listen over databehandlerne våre — rollen deres, etableringslandet deres og gjeldende garantier — utleveres på forespørsel til contact@emeritscience.com. Kundeorganisasjoner mottar den sammen med databehandleravtalen vår.

6. Kommersiell oppsøkende virksomhet rettet mot forskningsfagfolk

Hvis du ikke (ennå) er bruker av Charlie, kan vi ha samlet inn jobb-e-postadressen din slik den er knyttet til en offentlig tilgjengelig vitenskapelig publikasjon (for eksempel via PubMed), utelukkende for å presentere tjenestene våre for deg. Meldingene våre grupperes etter vitenskapelig disiplin, uten individuell profilering. Adressen brukes aldri til andre formål eller deles med tredjeparter, bortsett fra vår e-postleverandør (se avsnitt 5), og du kan når som helst protestere via avmeldingslenken eller ved å skrive til oss.

Hver e-post vi sender inneholder en lenke for umiddelbar avmelding. Du kan også når som helst protestere mot denne behandlingen eller be om at adressen din slettes ved å skrive til contact@emeritscience.com.

7. Hvor lenge vi lagrer dataene dine

• Inaktiv konto (ingen innlogging på 1 år), uavhengig av abonnement: varselmail 7 dager i forveien, deretter fullstendig og automatisk sletting etter 365 dager.
• Sletting på forespørsel: når som helst fra profilen din — samtaler, dokumenter, notater og overvåkninger slettes deretter.
• Faktureringsopplysninger: lagres i 10 år av Stripe, en rettslig regnskapsforpliktelse, uavhengig av Charlie-kontoen din.
• Tekniske logger: lagres i 30 dager til sikkerhets- og diagnoseformål.
• Teknisk kjøretilstand for dine utvekslinger med AI-en (interne gjenopptakelsespunkter): lagres i 7 dager, for å muliggjøre gjenopptakelse av et avbrutt svar.
• Kontaktopplysninger for oppsøkende virksomhet (avsnitt 6): lagres inntil du melder deg av eller protesterer.

8. Dine rettigheter

I samsvar med GDPR har du følgende rettigheter:

• Rett til innsyn: få en kopi av dataene vi har om deg.
• Rett til retting: få rettet unøyaktige eller ufullstendige data.
• Rett til sletting: slette kontoen og dataene dine når som helst.
• Rett til dataportabilitet: motta dataene dine i et strukturert, gjenbrukbart format.
• Rett til å protestere og begrense: protestere mot en behandling, særlig kommersiell oppsøkende virksomhet.
• Rett til å trekke tilbake samtykke: når som helst, uten tilbakevirkende kraft for allerede utførte behandlinger.
• Instrukser etter dødsfall: bestemme hva som skal skje med opplysningene dine etter din død (artikkel 85 i den franske personvernloven).

For å utøve disse rettighetene (bortsett fra sletting av kontoen, som er tilgjengelig direkte i applikasjonen) kan du kontakte oss på contact@emeritscience.com. Vi svarer senest innen én måned, som kan forlenges med to måneder ved komplekse forespørsler; det er gratis å utøve rettighetene dine, og ved rimelig tvil kan vi be deg dokumentere identiteten din. Du har også rett til å klage til CNIL eller din lokale tilsynsmyndighet.

9. Informasjonskapsler og sporere

Ved ditt første besøk lar et banner deg godta, avvise eller tilpasse ikke-nødvendige informasjonskapsler, delt inn i tre kategorier: preferanser, statistikk (trafikkmåling med Google Analytics) og markedsføring (innebygde YouTube-videoer som først lastes etter ditt samtykke). Detaljer om hver informasjonskapsel (navn, formål, utsteder, levetid) finner du under fanen «Detaljer» i banneret. Valget ditt lagres i 12 måneder og deretter spør vi på nytt; du kan endre det når som helst via ikonet for innstillinger for informasjonskapsler som alltid vises på nettstedet.

10. Dataoverføringer utenfor Den europeiske union

Hovedleverandørene våre (drift av applikasjonen, av opplysningene dine og av autentiseringen, språkmodeller, tjeneste-e-post, betaling) er etablert i Den europeiske union. Noen få leverandører nevnt i avsnitt 5 er etablert i USA (publikumsmåling og innlogging med en Google-konto, markedsførings-e-post, drift av dette nettstedet, funksjonell anrikning i Biodata-modulen dersom du aktiverer den): disse overføringene er regulert av EU-USA Data Privacy Framework og/eller av standardavtalevilkårene godkjent av Europakommisjonen. En kopi av disse garantiene utleveres til deg på forespørsel til contact@emeritscience.com. Offentlige bibliografiske databaser og søkemotorer mottar utelukkende anonyme søk.

11. Sikkerhet

Kryptering av kommunikasjon og av data i hvile, sikker autentisering (hashede passord, enkeltpålogging med Google, Microsoft og ProConnect), adskillelse av tilganger etter prinsippet om minste privilegium, atskilte test- og produksjonsmiljøer, regelmessige sikkerhetskopier og regelmessige sikkerhetsgjennomganger. Detaljene om arkitekturen vår og sikkerhetstiltakene våre fremgår av arkitektur- og sikkerhetsdokumentet vårt, som utleveres til organisasjoner på forespørsel under taushetserklæring.

12. Endringer i denne erklæringen

Enhver vesentlig endring vil bli varslet til deg via e-post eller et banner i applikasjonen før den trer i kraft. Datoen for siste oppdatering er angitt øverst på denne siden.

13. Kontakt

Har du spørsmål om denne erklæringen eller dine personopplysninger: