Emerit Science respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu schützen. Diese Erklärung beschreibt, wie wir Ihre Daten erheben, verwenden, weitergeben und schützen, wenn Sie Charlie, unseren KI-gestützten wissenschaftlichen Forschungsassistenten, nutzen, sowie im Rahmen unserer gewerblichen Akquisetätigkeit.

1. Wer wir sind

Charlie wird von der Emerit Science SAS herausgegeben, eingetragen im Handelsregister Le Havre unter der Nummer 984 135 473, mit Sitz in 85 boulevard de Strasbourg, 76600 Le Havre, Frankreich. Für Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns unter contact@emeritscience.com. Emerit Science hat eine Ansprechperson für den Datenschutz benannt: Sie erreichen sie unter derselben Adresse (Betreff „Personenbezogene Daten“) oder per Post an den Firmensitz.

2. Welche Daten wir erheben

Je nach Ihrer Nutzung von Charlie verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Vorname, Sprache, Passwort. Ihr Passwort wird von unserem Authentifizierungsdienst ausschließlich als Hashwert gespeichert — wir haben niemals Zugriff darauf im Klartext.
• Nutzungsdaten: Gesprächsverlauf, in Ihre Bibliotheken importierte Dokumente, Notizen und personalisierter Speicher, Verlauf der automatisierten Recherchen.
• An die KI übermittelte Inhalte: Ihre Nachrichten und Dokumente werden an den von Ihnen gewählten Sprachmodell-Anbieter übermittelt (siehe Abschnitt 4).
• Abrechnungsdaten: werden direkt von Stripe, unserem Zahlungsdienstleister, verwaltet. Wir speichern niemals Ihre Bankdaten.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, technische Protokolle, die für die Sicherheit und den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.
• Berufliche Kontaktdaten aus wissenschaftlichen Publikationen: falls Sie noch kein Kunde sind, Ihre berufliche E-Mail-Adresse, wie sie einer öffentlich zugänglichen Publikation zugeordnet ist — siehe Abschnitt 6.

Die in unseren Formularen als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten (E-Mail-Adresse, Passwort, Vor- und Nachname bei der Registrierung) sind für die Erstellung und den Betrieb Ihres Kontos erforderlich: Ohne sie ist keine Registrierung möglich. Alle anderen Daten (importierte Dokumente, Notizen, Einstellungen, von Ihrem Identitätsanbieter übermitteltes Profilbild) sind freiwillig und hängen von Ihrer Nutzung ab. Wenn Sie in ein Team eingeladen werden, übermittelt uns dessen Administrator Ihre berufliche E-Mail-Adresse ausschließlich zum Versand der Einladung; nehmen Sie diese nicht an, wird kein Konto angelegt und die Adresse auf einfache Anfrage gelöscht.

3. Warum wir Ihre Daten verarbeiten

• Bereitstellung des Charlie-Dienstes (Konto, Gespräche, Bibliotheken, Recherche-Alerts): Vertragserfüllung.
• Bearbeitung Ihrer Abonnements und Zahlungen: Vertragserfüllung.
• Sicherung des Dienstes, Betrugsprävention: berechtigtes Interesse.
• Reichweitenmessung (Google Analytics): Einwilligung, eingeholt über unser Cookie-Banner.
• B2B-Geschäftskundenansprache: berechtigtes Interesse, mit jederzeitigem Widerspruchsrecht.
• Buchhalterische und steuerliche Pflichten: rechtliche Verpflichtung.

4. Ihre Daten und künstliche Intelligenz

Charlie stützt sich auf Sprachmodelle, um seine Antworten zu erzeugen. Diese Modelle werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union ausgeführt. Sie wählen den für Ihre Konversationen genutzten Anbieter selbst in den Einstellungen der Anwendung; Name und Ausführungsland werden dort angezeigt. Ihre Nachrichten und die von Ihnen übermittelten Dokumente werden zur Erzeugung der Antwort an diesen Anbieter übermittelt.

Ihre Konversationen werden nicht zum Training von Modellen Dritter verwendet: Unsere Verträge mit den Modellanbietern schließen die Nutzung Ihrer Daten zu Trainingszwecken aus. Eine Konfiguration, die ausschließlich auf offenen, in Frankreich gehosteten Modellen beruht, steht Organisationen auf Anfrage zur Verfügung.

Von der KI erzeugte Antworten können Fehler enthalten. Charlie trifft keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Artikel 22 der DSGVO und führt kein Profiling zu kommerziellen Zwecken oder zur Bewertung durch. Sie ersetzt keine qualifizierte fachliche Beratung — siehe unsere Nutzungsbedingungen.

5. Mit wem wir Ihre Daten teilen (Auftragsverarbeiter)

Wir verkaufen Ihre Daten niemals. Wir setzen Auftragsverarbeiter ein, die jeweils durch einen Vertrag gemäß Artikel 28 DSGVO gebunden sind und in den folgenden Kategorien tätig werden:

Unser Ziel ist ein souveräner Dienst: Die Anwendung, Ihre Daten (Konten, Konversationen, Dokumente, Notizen) und die Authentifizierung werden in Frankreich bei einem nach ISO 27001 zertifizierten französischen Hosting-Anbieter betrieben, und wir verringern schrittweise unsere Abhängigkeiten außerhalb der Europäischen Union (Schriften, Flaggen und andere Ressourcen werden inzwischen von unseren eigenen Servern ausgeliefert). Ganz erreicht haben wir dies noch nicht: Einige Dienstleister außerhalb der Europäischen Union übernehmen genau umrissene Funktionen, mit der nachstehend angegebenen Rolle und den angegebenen Garantien.

• Hosting und Infrastruktur (Frankreich, Europäische Union — nach ISO 27001 zertifizierter Anbieter) — Hosting der Anwendung und Ihrer Daten (Konten, Konversationen, hochgeladene Dokumente, Notizen), Authentifizierung, technische Protokolle, automatische Analyse Ihrer Dokumente sowie Ausführung der offenen Modelle, wenn Sie diese Option wählen.
• Cookiebot (Cybot A/S, Dänemark, Europäische Union) — Einholung und Archivierung Ihrer Cookie-Einwilligung.
• Google LLC (Vereinigte Staaten, Data Privacy Framework) — Reichweitenmessung dieser Website und YouTube-Videos, vorbehaltlich Ihrer Einwilligung; Anmeldung mit einem Google-Konto, sofern Sie diese Anmeldeart wählen (siehe unten).
• Anbieter von Sprachmodellen (Europäische Union) — Erzeugung der Antworten von Charlie, je nach dem von Ihnen in der Anwendung ausgewählten Anbieter.
• Geschäftliche E-Mail und Kalender (Europäische Union) — Versand unserer Service-E-Mails (Bestätigungscodes, Passwortzurücksetzung, Team-Einladungen, Monitoring-Berichte, Antworten auf Ihre Rückmeldungen) und Terminvereinbarung für eine Demonstration.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irland, Europäische Union, PCI DSS Level 1) — Zahlungen und Abonnements.
• Marketing-E-Mail-Plattform (Vereinigte Staaten, Data Privacy Framework) — Versand unserer werblichen Akquise-E-Mails (siehe Abschnitt 6).
• Hosting dieser Website und ihrer DNS-Zone (Vertragspartner in der Europäischen Union; Infrastruktur in den Vereinigten Staaten und europäische Points of Presence, Data Privacy Framework) — ausschließlich technische Zugriffsprotokolle; die Anwendung Charlie und Ihre Daten werden dort nicht gehostet.

Wissenschaftliche Quellen und Websuche: Um Ihre Fragen zu beantworten, fragt Charlie öffentliche bibliografische Datenbanken und Web-Suchmaschinen mit anonymen, von der KI umformulierten Anfragen ab — niemals Ihre Identität und niemals den Rohtext Ihrer Konversationen. Im Biodata-Modul wird die funktionelle Anreicherung durch einen externen Dienst nur genutzt, wenn Sie sie bei jeder Analyse ausdrücklich aktivieren: Übermittelt wird ausschließlich die Genliste. Die Liste dieser Dienste und ihr Niederlassungsland sind auf Anfrage erhältlich.

Anmeldung über Google, Microsoft oder ProConnect: Wenn Sie eine dieser Anmeldemethoden wählen, übermittelt uns Ihr Identitätsanbieter Ihre Kennung, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen und weiß, dass Sie Charlie nutzen. Er handelt als eigenständiger Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Die Anmeldung mit E-Mail und Passwort bleibt immer verfügbar.

Spracheingabe: Wenn Sie das Mikrofon nutzen, um eine Frage zu diktieren, erfolgt die Transkription durch Ihren Browser (Google bei Chrome, Microsoft bei Edge, Apple bei Safari); die Audiodaten laufen nicht über unsere Server. Sie können Ihre Frage jederzeit stattdessen eintippen.

Die vollständige, aktuelle namentliche Liste unserer Auftragsverarbeiter — mit Rolle, Niederlassungsland und den geltenden Garantien — wird auf Anfrage unter contact@emeritscience.com bereitgestellt. Kundenorganisationen erhalten sie zusammen mit unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Geschäftskundenansprache gegenüber Forschungsfachleuten

Wenn Sie (noch) kein Charlie-Nutzer sind, haben wir möglicherweise Ihre berufliche E-Mail-Adresse erhoben, so wie sie mit einer öffentlich verfügbaren wissenschaftlichen Publikation verknüpft ist (zum Beispiel über PubMed), ausschließlich um Ihnen unsere Leistungen vorzustellen. Unsere Nachrichten sind nach wissenschaftlicher Disziplin gruppiert, ohne individuelles Profiling. Diese Adresse wird niemals zu anderen Zwecken verwendet oder an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme unseres E-Mail-Versanddienstleisters (siehe Abschnitt 5); Sie können dem jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail an uns widersprechen.

Jede von uns gesendete E-Mail enthält einen sofortigen Abmeldelink. Sie können dieser Verarbeitung auch jederzeit widersprechen oder die Löschung Ihrer Adresse unter contact@emeritscience.com verlangen.

7. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

• Inaktives Konto (keine Anmeldung seit 1 Jahr), unabhängig vom Abonnement: Warn-E-Mail 7 Tage vorher, danach vollständige und automatische Löschung nach 365 Tagen.
• Löschung auf Anfrage: jederzeit über Ihr Profil — Gespräche, Dokumente, Notizen und Recherche-Alerts werden dann gelöscht.
• Abrechnungsdaten: werden von Stripe 10 Jahre lang aufbewahrt, gesetzliche Buchhaltungspflicht, unabhängig von Ihrem Charlie-Konto.
• Technische Protokolle: werden 30 Tage lang zu Sicherheits- und Diagnosezwecken aufbewahrt.
• Technischer Ausführungsstatus Ihrer KI-Interaktionen (interne Wiederaufnahmepunkte): 7 Tage gespeichert, um die Wiederaufnahme einer unterbrochenen Antwort zu ermöglichen.
• Akquise-Kontaktdaten (Abschnitt 6): werden bis zu Ihrer Abmeldung oder Ihrem Widerspruch aufbewahrt.

8. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: eine Kopie der über Sie gespeicherten Daten erhalten.
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Recht auf Löschung: Ihr Konto und Ihre Daten jederzeit löschen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, wiederverwendbaren Format erhalten.
• Widerspruchs- und Einschränkungsrecht: einer Verarbeitung widersprechen, insbesondere der Geschäftskundenansprache.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: jederzeit, ohne rückwirkende Auswirkung auf bereits erfolgte Verarbeitungen.
• Verfügungen für den Todesfall: festlegen, was nach Ihrem Tod mit Ihren Daten geschehen soll (Artikel 85 des französischen Datenschutzgesetzes).

Um diese Rechte auszuüben (außer der Kontolöschung, die direkt in der Anwendung verfügbar ist), kontaktieren Sie uns unter contact@emeritscience.com. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann die Frist um zwei Monate verlängert werden. Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos; bei begründeten Zweifeln können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Sie haben zudem das Recht, sich bei der CNIL oder Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren.

9. Cookies und Tracker

Bei Ihrem ersten Besuch können Sie über ein Banner nicht notwendige Cookies akzeptieren, ablehnen oder anpassen. Sie sind in drei Kategorien unterteilt: Präferenzen, Statistiken (Reichweitenmessung mit Google Analytics) und Marketing (eingebettete YouTube-Videos, die erst nach Ihrer Einwilligung geladen werden). Die Einzelheiten zu jedem Cookie (Name, Zweck, Anbieter, Laufzeit) finden Sie im Reiter „Details“ des Banners. Ihre Wahl wird 12 Monate gespeichert und danach erneut abgefragt; Sie können sie jederzeit über das dauerhaft angezeigte Cookie-Einstellungssymbol ändern.

10. Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union

Unsere wichtigsten Dienstleister (Hosting der Anwendung, Ihrer Daten und der Authentifizierung, Sprachmodelle, Service-E-Mail, Zahlung) haben ihren Sitz in der Europäischen Union. Einige in Abschnitt 5 genannte Dienstleister haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten (Reichweitenmessung und Anmeldung mit einem Google-Konto, Marketing-E-Mail, Hosting dieser Website, funktionelle Anreicherung im Biodata-Modul, sofern Sie sie aktivieren): Diese Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder durch die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln abgesichert. Eine Kopie dieser Garantien wird Ihnen auf Anfrage unter contact@emeritscience.com übermittelt. Öffentliche bibliografische Datenbanken und Suchmaschinen erhalten ausschließlich anonyme Anfragen.

11. Sicherheit

Verschlüsselung der Kommunikation und der ruhenden Daten, sichere Authentifizierung (gehashte Passwörter, Single Sign-on mit Google, Microsoft und ProConnect), Zugriffstrennung nach dem Prinzip der geringsten Rechte, getrennte Test- und Produktionsumgebungen, regelmäßige Backups und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Die Einzelheiten unserer Architektur und unserer Sicherheitsmaßnahmen sind in unserem Architektur- und Sicherheitsdossier dargestellt, das Organisationen auf Anfrage unter einer Vertraulichkeitsvereinbarung ausgehändigt wird.

12. Änderungen dieser Erklärung

Jede wesentliche Änderung wird Ihnen per E-Mail oder über ein Banner in der Anwendung mitgeteilt, bevor sie in Kraft tritt. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie oben auf dieser Seite.

13. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten: