Emerit Science szanuje Twoją prywatność i zobowiązuje się chronić Twoje dane osobowe zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, udostępniamy i chronimy Twoje dane w związku z korzystaniem z Charlie, naszego asystenta badań naukowych opartego na sztucznej inteligencji, a także w ramach naszej działalności prospekcji handlowej.

1. Kim jesteśmy

Charlie jest wydawany przez Emerit Science SAS, spółkę zarejestrowaną w rejestrze handlowym Le Havre pod numerem 984 135 473, z siedzibą pod adresem 85 boulevard de Strasbourg, 76600 Le Havre, Francja. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem contact@emeritscience.com. Emerit Science wyznaczyła osobę odpowiedzialną za ochronę danych: można się z nią skontaktować pod tym samym adresem (temat „Dane osobowe”) lub listownie na adres siedziby.

2. Jakie dane zbieramy

W zależności od sposobu korzystania z Charlie przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane konta: adres e-mail, nazwisko, imię, język, hasło. Hasło jest przechowywane wyłącznie w postaci skrótu (hash) przez naszą usługę uwierzytelniania — nigdy nie mamy do niego dostępu w postaci jawnej.
• Dane dotyczące użytkowania: historia rozmów, dokumenty importowane do Twoich bibliotek, notatki i spersonalizowana pamięć, historia obserwacji tematycznych.
• Treści przekazane do AI: Twoje wiadomości i dokumenty są przekazywane do wybranego przez Ciebie dostawcy modelu językowego (patrz sekcja 4).
• Dane rozliczeniowe: zarządzane bezpośrednio przez Stripe, naszego dostawcę płatności. Nigdy nie przechowujemy Twoich danych bankowych.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, dzienniki techniczne niezbędne do bezpieczeństwa i działania usługi.
• Dane kontaktowe zawodowe pochodzące z publikacji naukowych: jeśli nie jesteś jeszcze klientem — Twój zawodowy adres e-mail powiązany z publicznie dostępną publikacją — patrz sekcja 6.

Dane oznaczone w naszych formularzach jako obowiązkowe (adres e-mail, hasło, imię i nazwisko przy rejestracji) są niezbędne do utworzenia i działania konta: bez nich rejestracja nie jest możliwa. Pozostałe dane (zaimportowane dokumenty, notatki, preferencje, zdjęcie profilowe przekazane przez dostawcę tożsamości) są opcjonalne i zależą od sposobu korzystania z usługi. Jeśli zostaniesz zaproszony do zespołu, jego administrator przekazuje nam Twój służbowy adres e-mail wyłącznie w celu wysłania zaproszenia; jeśli go nie przyjmiesz, konto nie zostanie utworzone, a adres zostanie usunięty na prośbę.

3. Dlaczego przetwarzamy Twoje dane

• Świadczenie usługi Charlie (konto, rozmowy, biblioteki, obserwacje tematyczne): wykonanie umowy.
• Obsługa Twoich subskrypcji i płatności: wykonanie umowy.
• Zabezpieczenie usługi, zapobieganie nadużyciom: uzasadniony interes.
• Pomiar oglądalności (Google Analytics): zgoda, zebrana za pośrednictwem naszego banera plików cookie.
• Prospekcja handlowa B2B: uzasadniony interes, z możliwością sprzeciwu w dowolnym momencie.
• Obowiązki księgowe i podatkowe: obowiązek prawny.

4. Twoje dane a sztuczna inteligencja

Charlie opiera się na modelach językowych, aby generować odpowiedzi. Modele te działają wyłącznie na terenie Unii Europejskiej. To Państwo wybierają w ustawieniach aplikacji dostawcę wykorzystywanego do Państwa rozmów; jego nazwa oraz kraj działania są tam wskazane. Państwa wiadomości i przesyłane dokumenty są przekazywane temu dostawcy w celu wygenerowania odpowiedzi.

Państwa rozmowy nie są wykorzystywane do trenowania modeli podmiotów trzecich: nasze umowy z dostawcami modeli wykluczają wykorzystanie Państwa danych do celów trenowania. Konfiguracja oparta wyłącznie na otwartych modelach hostowanych we Francji jest dostępna dla organizacji, które o nią wystąpią.

Odpowiedzi generowane przez AI mogą zawierać błędy. Charlie nie podejmuje żadnych zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO i nie prowadzi profilowania w celach komercyjnych ani do celów oceny. Nie zastępuje wykwalifikowanej porady zawodowej — patrz nasz regulamin świadczenia usług.

5. Komu udostępniamy Twoje dane (podmioty przetwarzające)

Nigdy nie sprzedajemy Państwa danych. Korzystamy z podmiotów przetwarzających, z których każdy jest związany umową zgodną z art. 28 RODO, działających w następujących kategoriach:

Naszym celem jest usługa suwerenna: aplikacja, Państwa dane (konta, rozmowy, dokumenty, notatki) oraz uwierzytelnianie są hostowane we Francji, u francuskiego dostawcy hostingu z certyfikatem ISO 27001, a my stopniowo ograniczamy zależności spoza Unii Europejskiej (czcionki, flagi i inne zasoby są obecnie serwowane przez nasze własne serwery). Nie osiągnęliśmy tego jeszcze w pełni: kilku usługodawców spoza Unii Europejskiej realizuje ściśle określone funkcje, z rolą i gwarancjami wskazanymi poniżej.

• Hosting i infrastruktura (Francja, Unia Europejska — dostawca z certyfikatem ISO 27001) — hosting aplikacji i Państwa danych (konta, rozmowy, przesłane dokumenty, notatki), uwierzytelnianie, dzienniki techniczne, automatyczna analiza Państwa dokumentów oraz uruchamianie modeli otwartych, jeśli wybiorą Państwo tę opcję.
• Cookiebot (Cybot A/S, Dania, Unia Europejska) — zbieranie i archiwizowanie Państwa zgody na pliki cookie.
• Google LLC (Stany Zjednoczone, Data Privacy Framework) — pomiar oglądalności tej witryny oraz filmy YouTube, pod warunkiem Państwa zgody; logowanie za pomocą konta Google, jeśli wybiorą Państwo ten sposób logowania (patrz poniżej).
• Dostawcy modeli językowych (Unia Europejska) — generowanie odpowiedzi Charlie, zależnie od dostawcy wybranego przez Państwa w aplikacji.
• Służbowa poczta elektroniczna i kalendarz (Unia Europejska) — wysyłka naszych wiadomości serwisowych (kody weryfikacyjne, resetowanie hasła, zaproszenia do zespołu, raporty z monitorowania, odpowiedzi na Państwa uwagi) oraz umawianie terminów prezentacji.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlandia, Unia Europejska, PCI DSS poziom 1) — płatności i abonamenty.
• Platforma e-mail marketingu (Stany Zjednoczone, Data Privacy Framework) — wysyłka naszych handlowych wiadomości pozyskujących klientów (patrz sekcja 6).
• Hosting tej witryny i jej strefy DNS (podmiot umowny w Unii Europejskiej; infrastruktura w Stanach Zjednoczonych oraz europejskie punkty obecności, Data Privacy Framework) — wyłącznie techniczne dzienniki odwiedzin; aplikacja Charlie i Państwa dane nie są tam hostowane.

Źródła naukowe i wyszukiwanie w sieci: aby odpowiedzieć na Państwa pytania, Charlie odpytuje publiczne bazy bibliograficzne i wyszukiwarki internetowe anonimowymi zapytaniami przeformułowanymi przez SI — nigdy nie przekazuje Państwa tożsamości ani surowego tekstu rozmów. W module Biodata wzbogacanie funkcjonalne przez usługę zewnętrzną jest wykorzystywane tylko wtedy, gdy wyraźnie je Państwo włączą przy każdej analizie: przekazywana jest wyłącznie lista genów. Lista tych usług oraz kraj ich siedziby są dostępne na żądanie.

Logowanie przez Google, Microsoft lub ProConnect: jeśli wybierzesz jedną z tych metod logowania, Twój dostawca tożsamości przekazuje nam Twój identyfikator, adres e-mail oraz imię i nazwisko i wie, że korzystasz z Charlie. Działa on jako odrębny administrator danych, zgodnie z własną polityką prywatności. Logowanie za pomocą adresu e-mail i hasła pozostaje zawsze dostępne.

Dyktowanie głosowe: jeśli używasz mikrofonu do dyktowania pytania, transkrypcję wykonuje Twoja przeglądarka (Google w Chrome, Microsoft w Edge, Apple w Safari); dźwięk nie przechodzi przez nasze serwery. Zawsze możesz zamiast tego wpisać pytanie.

Pełna i aktualna imienna lista naszych podmiotów przetwarzających — ich rola, kraj siedziby oraz obowiązujące gwarancje — jest udostępniana na żądanie pod adresem contact@emeritscience.com. Organizacje będące klientami otrzymują ją wraz z naszą umową powierzenia przetwarzania danych.

6. Prospekcja handlowa skierowana do specjalistów ds. badań naukowych

Jeśli nie jesteś (jeszcze) użytkownikiem Charlie, mogliśmy zebrać Twój służbowy adres e-mail powiązany z publicznie dostępną publikacją naukową (na przykład w PubMed), wyłącznie w celu przedstawienia Ci naszych usług. Nasze wiadomości są grupowane według dyscypliny naukowej, bez indywidualnego profilowania. Adres ten nigdy nie jest wykorzystywany do innych celów ani przekazywany osobom trzecim, z wyjątkiem naszego dostawcy usług wysyłki e-mail (zob. sekcja 5); możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw za pomocą linku rezygnacji lub pisząc do nas.

Każdy wysłany przez nas e-mail zawiera natychmiastowy link do rezygnacji z subskrypcji. Możesz również w każdej chwili sprzeciwić się temu przetwarzaniu lub zażądać usunięcia swojego adresu, pisząc na contact@emeritscience.com.

7. Jak długo przechowujemy Twoje dane

• Nieaktywne konto (brak logowania od 1 roku), niezależnie od subskrypcji: e-mail ostrzegawczy 7 dni wcześniej, następnie pełne i automatyczne usunięcie po 365 dniach.
• Usunięcie na żądanie: w dowolnym momencie z poziomu Twojego profilu — rozmowy, dokumenty, notatki i obserwacje tematyczne są wtedy usuwane.
• Dane rozliczeniowe: przechowywane przez 10 lat przez Stripe, obowiązek prawny w zakresie księgowości, niezależnie od Twojego konta Charlie.
• Dzienniki techniczne: przechowywane przez 30 dni do celów bezpieczeństwa i diagnostyki.
• Techniczny stan wykonania Twoich interakcji z AI (wewnętrzne punkty wznowienia): przechowywany przez 7 dni, aby umożliwić wznowienie przerwanej odpowiedzi.
• Dane kontaktowe do prospekcji (sekcja 6): przechowywane do momentu rezygnacji z subskrypcji lub sprzeciwu.

8. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu: uzyskanie kopii danych, które przechowujemy na Twój temat.
• Prawo do sprostowania: poprawienie niedokładnych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia: usunięcie konta i danych w dowolnym momencie.
• Prawo do przenoszenia danych: otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do ponownego wykorzystania formacie.
• Prawo do sprzeciwu i ograniczenia: sprzeciwienie się przetwarzaniu, w szczególności prospekcji handlowej.
• Prawo do wycofania zgody: w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.
• Dyspozycje na wypadek śmierci: określenie, co ma się stać z Twoimi danymi po Twojej śmierci (art. 85 francuskiej ustawy o ochronie danych).

Aby skorzystać z tych praw (z wyjątkiem usunięcia konta, dostępnego bezpośrednio w aplikacji), napisz do nas na adres contact@emeritscience.com. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca; w przypadku złożonych wniosków termin może zostać przedłużony o dwa miesiące. Korzystanie z praw jest bezpłatne; w razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Masz również prawo wnieść skargę do CNIL lub do swojego organu nadzorczego.

9. Pliki cookie i narzędzia śledzące

Podczas pierwszej wizyty baner pozwala zaakceptować, odrzucić lub dostosować pliki cookie inne niż niezbędne, podzielone na trzy kategorie: preferencje, statystyki (pomiar oglądalności Google Analytics) i marketing (osadzone filmy YouTube, ładowane dopiero po wyrażeniu zgody). Szczegóły każdego pliku cookie (nazwa, cel, wydawca, okres ważności) są dostępne w zakładce „Szczegóły” banera. Twój wybór jest przechowywany przez 12 miesięcy, po czym pytamy ponownie; możesz go zmienić w każdej chwili za pomocą ikony preferencji cookie stale widocznej na stronie.

10. Przekazywanie danych poza Unię Europejską

Nasi główni usługodawcy (hosting aplikacji, Państwa danych i uwierzytelniania, modele językowe, poczta serwisowa, płatności) mają siedzibę w Unii Europejskiej. Kilku usługodawców wymienionych w sekcji 5 ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych (pomiar oglądalności i logowanie za pomocą konta Google, e-mail marketing, hosting tej witryny, wzbogacanie funkcjonalne w module Biodata, jeśli je Państwo włączą): przekazywanie to odbywa się na podstawie Data Privacy Framework UE-USA lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopia tych gwarancji zostanie Państwu przekazana na żądanie pod adresem contact@emeritscience.com. Publiczne bazy bibliograficzne i wyszukiwarki otrzymują wyłącznie anonimowe zapytania.

11. Bezpieczeństwo

Szyfrowanie komunikacji oraz danych przechowywanych, bezpieczne uwierzytelnianie (hasła zaszyfrowane funkcją skrótu, logowanie jednokrotne z Google, Microsoft i ProConnect), rozdzielenie dostępów zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień, oddzielne środowiska testowe i produkcyjne, regularne kopie zapasowe oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa. Szczegóły naszej architektury i naszych środków bezpieczeństwa znajdują się w naszej dokumentacji architektury i bezpieczeństwa, przekazywanej organizacjom na żądanie, na podstawie umowy o zachowaniu poufności.

12. Zmiany niniejszej polityki

O każdej istotnej zmianie zostaniesz powiadomiony e-mailem lub za pomocą banera w aplikacji przed jej wejściem w życie. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze tej strony.

13. Kontakt

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej polityki lub Twoich danych osobowych: